Współpraca z firmą outsourcingową – praca w dużym zespole

0
103
Beauty young woman working on production line

Fundamentem każdej współpracy jest komunikacja. Kiedy sobie to uświadamiamy, jesteśmy na najlepszej drodze to zbudowania zespołu wzajemnie się rozumiejącego i efektywnie wykonującego swoje obowiązki. Im więcej osób pracuje w firmie, tym więcej trudności w zarządzaniu się w niej pojawia. Kiedy dodatkowo decydujemy się na usługi outsourcingowe i część zadań jest delegowana na zewnątrz, może się okazać, że wypracowane dotychczas metody komunikacji zawodzą i należy wprowadzić zmiany.

Komunikacja w outsourcingu – błędy, których nie popełniamy

„Nie popełniamy”, a właściwie popełniać nie powinniśmy. Jeden idealny model współpracy nie istnieje, nie można go stworzyć ze względu na różnice w branżach, wielkości firm, ich uwarunkowań kulturowych i zakresu świadczonych usług. Za każdym razem model ten tworzony jest indywidualnie i to od nas zależy, jak będzie wyglądał i czy będzie skuteczny.

Błędy jednak popełniają wszyscy, we współpracy między partnerami są one bardzo podobne –  niezależnie od branży. Już na początku znajdujemy jeden z nich – brak wyznaczonych i dokładnie sprecyzowanych celów. Wiedząc, w jakim celu coś robimy, łatwiej jest nam zrozumieć drugiej stronie nasze oczekiwania, które oczywiście również należy zdefiniować. Często pomijane są kluczowe etapy, jak np. planowanie. W dużych firmach plan to nie fundament, natomiast grunt, który musi być mocny, solidny i wytrzymały. Coraz częściej zwraca się uwagę na poszanowanie interesów partnera biznesowego, jednak wciąż nie wszystkie firmy o tym pamiętają, a to z kolei przekłada się na brak zrozumienia.

Przyczyną niepowodzenia współpracy jest również brak odpowiedniego programu przeznaczonego do zarządzania etapami współpracy i ustalonego wcześniej sposobu komunikacji i częstotliwości przekazywania sobie nawzajem postępów w projektach. Okazuje się, że pośpiech i brak właściwego nadzoru nad delegowanymi zadaniami powodują, że informacja zwrotna się nie pojawia lub jest ona wysyłana do kontrahenta tylko w przypadku uwag. Może to zostać odebrane jako ignorancja, brak szacunku, zaangażowania oraz profesjonalizmu.

Umiejętne zarządzanie relacjami

Praca w grupie wymaga pewnych kompetencji i umiejętności. Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że każdy, pomimo że jest jednostką, stanowi jednocześnie część zespołu. Wspólnie dążymy do wyznaczonych sobie celów i jesteśmy sobie potrzebni, w outsourcingu jest to jeszcze wyraźniej dostrzegalne. Praca w takim zespole, gdzie część zadań wykonywanych jest przez zewnętrzną firmę, wygląda inaczej, niż kiedy wszystkie obowiązki należą do pracowników. Komunikacja bardzo często jest ograniczona, kontrahenci mogą znajdować się na dwóch krańcach Polski, a więc spotkanie co kilka dni jest praktycznie niemożliwe. Już na początku współpracy należy ustalić sposób komunikacji – mogą być to maila, telefony, Skype lub inne komunikatory. Bardzo dobrze sprawdzają się narzędzia przeznaczone do pracy w grupie, pozwalające na wymianę pomysłów, plików i uwag na forum – wirtualna burza mózgów.

Kolejnym ważnym aspektem jest ustalenie, jak często i w jakim celu będzie odbywać się komunikacja. Każda wiadomość powinna być czytelna, a jej przekaz zrozumiały – co, gdzie, kiedy, za ile, w jaki sposób, na jak długo… im bardziej doprecyzujemy swój komunikat, tym mniej wątpliwości będzie miał nasz odbiorca.

Dużym ułatwieniem pracy w takim zespole jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za komunikację z firmą outsourcingową. To ona będzie pełniła rolę „łącznika”, będzie gromadził wszystkie informacje, a następnie przekazywał odpowiednim osobom. W ten sposób zachowany zostanie porządek oraz unikniemy niepotrzebnego chaosu.

 

 

 

 

 

 

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here